Barre de style.  Il s'agit de la barre de style commune à toutes les applications OpenOffice.org. Vous pouvez l'utiliser pour modifier le type de police, la couleur, l'alignement, etc. des données du logiciel.

Barre de formule.  Utilisez cette barre pour écrire ou modifier une formule dans une cellule.

Zone de travail.  La feuille de calcul proprement dite sur laquelle entrer et afficher les données : nombres, dates, formules, images, etc.

Sélectionner tout.  Cliquez sur ce bouton situé dans le coin supérieur gauche de la zone de travail pour sélectionner toutes les cellules d'un seul coup. C'est utile si vous désirez appliquer des changements « globaux » sur toute la feuille. Par exemple, en changeant la taille des polices à 10pts (points).

Boutons et onglets de changement de feuille.  Un document de feuilles de calcul comporte généralement plusieurs feuilles. Utilisez ces boutons pour naviguer facilement d'une feuille à l'autre. De gauche à droite nous avons : Aller à la première feuille, Aller à la feuille précédente, Aller à la feuille suivante et Aller à la dernière feuille. Vous pouvez aussi utiliser les onglets.

Pour entrer des données dans une cellule, allez dans la cellule, entrez-y vos données puis pressez la touche Entrée.

La fonctionnalité de complètement automatique facilite l'entrée de données. Le programme essaye de « deviner » les données à insérer dans la cellule suivante en fonction de la cellule courante. Cela fonctionne pour tout type de données correspondant à une série d'entiers .

Pour utiliser le complètement automatique, placez votre souris au-dessus de la « poignée » de la cellule (le petit carré situé sur le coin inférieur droit du bord de la cellule), cliquez dessus et glissez la cellule. La valeur des cellules est alors affichée dans une bulle (voir Figure 3.3, « Simplification de l'entrée de données à l'aide du complètement automatique »). Relâchez le bouton de la souris et les cellules seront remplies.

Les cellules peuvent aussi être triées en fonction de divers critères. Sélectionnez la zone de cellule que vous souhaitez trier puis ouvrez le dialogue de tri en choisissant le menu Données → Trier. Spécifiez le critère, l'ordre et les options additionnelles puis cliquez sur OK.

Les formules sont utilisées pour « automatiser » la feuille de style, vous permettant, par exemple, de lancer des simulations. Dans les cellules, les formules sont définies en rentrant le signe =. Tout le reste est traité comme des données « statiques ».

Les opérations sont décrites en utilisant la notation algébrique conventionnelle. Par exemple, =3*A25+4*(A20+C34/B34) divise la valeur de la cellule C34 par celle de la cellule B34, ajoute la valeur de la cellule A20 au résultat, multiplie ce dernier par 4, puis ajoute 3 fois la valeur de la cellule A25. Ainsi, des expressions assez complexes peuvent être simplifiées en utilisant des expressions plus simples à la base.

OpenOffice.org Calc propose un grand nombre de fonctions prédéfinies utilisables dans les formules. Vous pouvez les explorer en choisissant le menu Insertion → Fonction.

Lorsqu'une feuille de calcul contient beaucoup d'informations, il devient difficile de cerner les relations entre les différents types de données : trop de chiffres et pas assez de sens. La meilleure façon de représenter ces données est d'utiliser des graphiques.

Comme pour toutes les fonctions d'analyse de données, il faut préalablement sélectionner les données que vous souhaitez afficher dans le diagramme. Sélectionnez donc une zone de cellules puis, choisissez le menu Insertion → Diagramme pour afficher l'assistant de création de diagramme.

Choisissez le type, les variantes, le titre, les titres d'axe, etc. de votre graphique et cliquez sur Créer pour l'insérer dans la feuille de calcul (voir Figure 3.4, « Un diagramme 3D dans une feuille de calcul »).